「ヒアリングの品質を統一したい」

「簡単にヒアリングシートを作成したい」

上記のような悩みを抱えた方はいませんか？

Web制作を行う上でヒアリングシートは欠かせません。クライアントからの要望やニーズを正確に把握するためには、質の高いヒアリングを行う必要があります。

最近では紙媒体でのヒアリングシートだけではなく、オンライン上でヒアリングシートを作成できるツールが増えてきました。

今回の記事では、Web制作を効率的に進めるためのヒアリングシートを簡単に作成できるツールについて解説します。

今回ご紹介する方法で作成したヒアリングシートを活用すれば、誰でも質の高いヒアリングを行うことが可能です。

ぜひ最後までお読みください。

Web制作を効率化できるヒアリングシートとは？

Web制作を効率化するためには、ヒアリングシートの活用が欠かせません。ヒアリングシートには、紙媒体のヒアリングシートとオンライン上で専用のツールを使用して作成するヒアリングシートの2種類が存在します。

最近では、特にオンライン上でヒアリングシートを作成できるツールが注目されています。Web制作の場面では、オンライン上で回答できるヒアリングシートの方が紙媒体のヒアリングシートと比較して効率的にヒアリングすることが可能です。

今回の記事では、ヒアリングシート作成ツールの特徴や選び方などについて詳しく解説します。

Web制作を効率化できるヒアリングシート作成ツールの特徴3つ

Web制作を効率化するためのヒアリングシート作成ツールの特徴は、主に以下の3つです。

1. チームメンバーで管理・情報分析できる
2. 豊富なテンプレートで品質の高いヒアリングシートを簡単に作成できる
3. セキュリティ対策がされているので顧客情報を安全に管理できる

それぞれの特徴について詳しく解説します。

チームメンバーで管理・情報分析できる

Web制作は、複数人でチームを組んで進行する必要があります。ヒアリングシート作成ツールを活用すれば、顧客からヒアリングした内容をチームメンバーで管理・情報分析することが可能です。

また、チームメンバーと相談してヒアリング内容を決めることができるので、ヒアリング漏れの防止や顧客ニーズをより正確に把握するためのヒアリングシート作成ができるでしょう。

豊富なテンプレートで品質の高いヒアリングシートを簡単に作成できる

ヒアリングシート作成ツールを活用すれば、専門知識不要で簡単に見やすいヒアリングシートを作成可能です。

豊富なテンプレートが用意されているヒアリングシート作成ツールが多いので、オリジナリティのあるヒアリングシートを作成できるでしょう。

ヒアリング内容は、チームメンバーと協力して作成できるので、紙媒体のヒアリングシートと違いヒアリング品質を統一することができます。

セキュリティ対策がされているので顧客情報を安全に管理できる

Web制作の場面では、顧客情報やどのようなWebページを作成したいのか詳しくヒアリングする必要があります。

紙媒体のヒアリングシートでは、紛失などによる情報漏洩のリスクは捨てきれません。ヒアリングシート作成ツールでは、ほとんどのサービスでSSL暗号化通信技術などのセキュリティ対策がされているので安心です。

紙媒体のヒアリングシートの問題点3つ

紙媒体のヒアリングシートは従来から存在するヒアリング方法です。

しかし、紙媒体のヒアリングシートには以下の3つの問題点があります。

1. ヒアリングの品質にバラつきがある
2. チームメンバーで管理・情報分析する際の効率が悪い
3. 情報漏洩のリスク

それぞれの問題点について詳しく解説します。

ヒアリングの品質にバラつきがある

紙媒体のヒアリングシートは、担当者のレベルによってヒアリング品質にバラつきがある点がデメリットです。

特にWeb制作の場面において、ヒアリング漏れなどが発生するとクレームや後々修正対応に追われるなど負担が増えてしまう可能性があります。

チームメンバーで管理・情報分析する際の効率が悪い

紙媒体のヒアリングシートの場合、ヒアリングした内容をデータ化して管理しようとするとスキャンしたりスプレッドシートに入力したりとかなりの手間と時間がかかります。

ヒアリングシート作成ツールと比較して圧倒的に管理・情報分析の効率が悪く、その結果クライアントとチームメンバーとの間で情報のすり合わせ不足が発生し、クレームに繋がる可能性が考えられます。

情報漏洩のリスク

紙媒体のヒアリングシートの場合、紛失などによる情報漏洩のリスクがあります。

Web制作の場面では、顧客情報だけでなくWebページの仕様などの重要な情報をヒアリングする必要があり、情報漏洩するとクライアントに多大な迷惑がかかります。

リスク管理のために、紙媒体のヒアリングシートからヒアリングシート作成ツールに移行した方がセキュリティ対策されているのでおすすめです。

Web制作においてヒアリングシート作成ツールが注目されている理由3つ

Web制作の場面において、ヒアリングシート作成ツールが注目されています。特に、大手企業や官公庁などでも利用され始めており、サービス品質の高いツールが多いです。

ヒアリングシート作成ツールが注目されている理由は主に以下の3つです。

1. 担当者のヒアリング品質を統一できる
2. チームメンバーでヒアリングシートのデータを管理・分析できる
3. 豊富なテンプレートが用意されており専門知識不要で簡単に作成できる

それぞれの理由について詳しく解説します。

担当者のヒアリング品質を統一できる

紙媒体のヒアリングシートを使う場合、担当者のレベルによってヒアリングの品質が変わります。ヒアリングが苦手という方もいるでしょう。時には重要な情報を聞き漏らす可能性も考えられます。

ヒアリングシート作成ツールを活用すれば、あらかじめヒアリングする内容をチームメンバーと一緒に考えてヒアリングシートを作成できるので、ヒアリング品質を一定レベルで統一することが可能です。

正確なヒアリングを行うことでスムーズに対応することができ、クライアントからの顧客満足度向上を狙うこともできます。

チームメンバーでヒアリングシートのデータを管理・分析できる

Web制作はチームで行うことがほとんどです。Web制作をする際には、クライアントだけでなく制作側のチームメンバーとのすり合わせを行うことが重要です。

ヒアリングシート作成ツールを活用すれば、クライアントからヒアリングした内容をチームメンバーで管理・情報分析することができるので、効率的にチームメンバーとの情報共有をすることができます。

その結果、すり合わせ不足などによるクライアントからのクレームを防ぎスムーズに対応することが可能です。

豊富なテンプレートが用意されており専門知識不要で簡単に作成できる

ヒアリングシート作成ツールでは、どのサービスにも複数のテンプレートが用意されており、誰でも簡単に品質の高いヒアリングシートを作成することができます。

紙媒体のヒアリングシートの場合、インターネット上にテンプレートが公開されているものもありますが、ヒアリングしたい内容に合わせて変更を加える必要があります。

ヒアリングシート作成ツールの場合、紙媒体のヒアリングシートを作成するよりも圧倒的に早く作成できるので時間がかからない点も魅力です。

Web制作で活用できるヒアリングシート作成ツールの選び方3つ

Web制作で活用できるヒアリングシート作成ツールの選び方をご紹介します。

自身の状況に合わせて最適なツールを選ぶことによって、効率的にヒアリングできたり運用コストを抑えたりすることが可能です。

ヒアリングシート作成ツールの選び方は以下の3つです。

1. 複数メンバーで管理できるかどうか
2. 豊富なテンプレートが用意されておりヒアリングシート作成が簡単かどうか
3. セキュリティ対策がされているかどうか

それぞれの選び方について詳しく解説します。

複数メンバーで管理できるかどうか

Web制作は、複数のチームメンバーと共に進めていく必要があります。

導入したヒアリングシート作成ツールをチームメンバーで管理できるかどうかが重要です。

管理できるメンバーが少ないと、効率的に情報分析をすることが難しいです。

しかし、管理できるメンバーの人数が少ない場合でも、スプレッドシート連携機能などが搭載されている場合は複数メンバーでも情報分析などができます。

「複数メンバーで管理できる」もしくは「スプレッドシートなどの外部サービスで情報分析できる」ツールを選ぶのが良いでしょう。

豊富なテンプレートが用意されておりヒアリングシート作成が簡単かどうか

導入するヒアリングシート作成ツールが、「豊富なテンプレートが用意されているか」、「簡単にヒアリングシートが作成できるか」確認しておきましょう。

簡単にヒアリングシートを作成できないと、ツールを導入する意味がありません。また、豊富なテンプレートが用意されているかどうかが簡単にヒアリングシートを作成できる鍵になります。

豊富なテンプレートが用意されたヒアリングシート作成ツールの場合、状況に応じた適切なテンプレートを選ぶことができます。知名度の高いヒアリングシート作成ツールの場合、直感的に操作してヒアリングシートを作成できるものが多いです。

テンプレートが少ない場合、クライアントへのヒアリングに最適なヒアリングシートの作成に時間がかかります。

可能な限り簡単にヒアリングシートを作成できるように、豊富なテンプレートが用意されているヒアリングシート作成ツールを導入するのがおすすめです。

セキュリティ対策されているかどうか

Web制作では、クライアントから顧客情報だけでなくどのようなWebページを作成するのか詳細な情報をヒアリングすることになります。

セキュリティ対策がされているヒアリングシート作成ツールでないと、万が一の情報漏洩のリスクに繋がるので、必ずセキュリティ対策がされたヒアリングシート作成ツールを導入しましょう。

知名度の高いヒアリングシート作成ツールでは、SSL暗号化通信技術などのセキュリティ対策が整っているので、導入前に確認しておきましょう。

▼下記の資料は、ヒアリングを効率化させるためのヒアリングシートの作り方をステップ別に解説した資料です。ぜひご活用ください。

Web制作でおすすめのヒアリングシート作成ツール5選

Web制作の場面でおすすめのヒアリングシート作成ツールを「誰でも簡単にヒアリングシートを作成できる」、「セキュリティ対策が整っている」を基準に5つご紹介します。

各ツールの比較表を作成しました。

それぞれのヒアリングシート作成ツールの特徴について詳しく解説します。

Interviewz

Interviewzは、様々な機能に対応したヒアリングシート作成ツールです。

Interviewzの特徴は以下の通りです。

• スプレッドシート連携やSalesforceなど外部サービスとの連携機能に優れている
• 利用シーンに合わせたテンプレートが用意されており簡単に作成できる
• 独自ドメインへの変更やテーマカラーの変更などカスタマイズ性が高い

Interviewzでは、ヒアリングした内容をスプレッドシートに簡単に連携できたり、Salesforceへ連携して営業のアクションなどに繋げたりすることができます。

利用シーンに応じて最適なテンプレートが用意されており、簡単にヒアリングシートを作成することが可能です。

独自ドメインへの変更機能や、テーマカラーを変更する機能などオリジナリティのあるヒアリングシートの作成機能が魅力です。

30日間の無料体験期間中は全機能が利用できるので、どのプランが最適なのか利用しながら決めるのが良いでしょう。

kintone

kintoneは、ソフトウェア開発大手のサイボウズが提供しているビジネスプラットフォームです。

kintoneの特徴は以下の通りです。

• ヒアリングシート作成だけでなくワークフローやタスク管理など機能が充実
• 許可した端末以外にアクセス制限をかけられる高いセキュリティ性
• ドラッグ&ドロップで簡単に作成できる簡単設計

kintoneでは、ヒアリングツール作成だけでなくワークフローやタスク管理など様々な機能に対応しています。

Web制作の場面において、チームメンバーとのすり合わせや進行管理を行う際に役に立つでしょう。

別料金がかかるものの、許可した端末以外にアクセス制限をかけることも可能で、高いセキュリティ性を誇る点も魅力です。

ドラッグ&ドロップで簡単にヒアリングシートを作成することができ、データ集計もワンクリックでできるのでWeb制作に向いているヒアリングシート作成ツールです。

CustomForm

CustomFormは、無料プランでもクオリティの高いヒアリングシートを作成できるツールです。

CustomFormの特徴は以下の通りです。

• 無料プランでも無制限でヒアリングシートを作成できる
• 無料プランでも3人までのユーザーで管理できる
• 独自ドメインやロゴの変更などオリジナリティのあるヒアリングシートを作成できる

CustomFormでは、無料プランが存在します。無料プランでも無制限でヒアリングシートを作成することができるだけでなく、1アカウントで3人までのユーザーに対応しています。

上位プラン限定になりますが、独自ドメインへの変更やロゴの変更などカスタマイズ性が高いのも嬉しいポイントです。

Googleフォーム

Googleフォームは、Googleが提供している無料で利用できるヒアリングシート作成ツールです。

Googleフォームの特徴は以下の通りです。

• 完全無料で利用できる
• スプレッドシート連携できるので複数ユーザーで情報分析もできる
• マルウェア対策やAIを駆使したセキュリティ対策

Googleフォームは完全無料で利用できるので、コストを一切かけたくない方におすすめです。スプレッドシートと連携できるので、複数ユーザーにて情報分析することもできます。

セキュリティに関しても、マルウェア対策やAIを活用した対策がされているので安心です。

しかし、ヒアリングシートのカスタマイズ性が低くこだわりたい方には不向きです。

SPYRAL

SPYRALは、金融機関や官公庁など高いセキュリティ性が求められる環境での利用実績があるヒアリングシート作成ツールです。

SPYRALの特徴は以下の通りです。

• 分岐式の設問など高度なヒアリングシートを直感的に作成できる
• HTMLを活用して高度なカスタマイズ可能
• サンキューメールの送信機能にも対応

SPIRALでは、分岐式の設問のような高度なヒアリングシートも直感的に作成できるユーザーインターフェースで誰でも簡単に作成できます。

HTMLを活用すれば、高度なカスタマイズにも対応しておりデザイン性にも優れています。

また、サンキューメールの送信機能にも対応しているので大人数へヒアリングした後にサンキューメールを簡単に送れるのもメリットです。

金融機関や官公庁での利用実績もあるので、高いセキュリティ性を求めたい場合におすすめです。

このようにヒアリング活動を行うには、上記のようなヒアリングのテンプレ手法を利用することでヒアリング活動の属人化を防ぎ、汎用性のあるヒアリング活動が可能になるでしょう。

しかし、実際には企業やサービスによってヒアリング活動の状況は異なるため、自社に近い会社やサービスのヒアリング事例を分析することが重要です。

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まとめ

今回の記事では、Web制作におけるヒアリングシート作成ツールの特徴や選び方について詳しく解説しました。Web制作では、紙媒体でのヒアリングシートはヒアリング漏れや情報漏洩のリスクによりおすすめできません。

一方で、ヒアリングシート作成ツールを使ってヒアリングした場合、あらかじめヒアリングした情報をチームメンバーで決めておけるので、ヒアリング漏れの可能性が減らせてクライアントとのスムーズなやり取りが可能です。

セキュリティ性も高く、情報漏洩のリスクも少ないので様々な企業から注目されています。

今回の記事をお読みいただき、最適なヒアリングシート作成ツール選びの参考になれば幸いです。

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