【テンプレート付き】展示会でヒアリングシートを活用する際の質問事項5つを紹介
- 2023/01/04
- 2023/07/08
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目次
自社商品やサービスを知ってもらう場を設けるために、展示会を開くことをおすすめします。
展示会を行う際にヒアリングシートを活用することで、来場者からさまざまな情報を集められます。
これから展示会を行う方の中には、「展示会にヒアリングを行うとどのような効果が得られる？」「ヒアリングシートとアンケートとの違いは？」とさまざまな疑問を持っている方もいるでしょう。
そこで本記事では、ヒアリングシートとアンケートの違いをはじめ、展示会にヒアリングシートを活用する理由、ヒアリングシートの主な質問事項を紹介します。
他にも展示会でヒアリングを行う際のポイントや、展示会後のアフターフォロー手法をお伝えします。
ヒアリングシートとは？
ヒアリングシートとは、顧客から聞き出した内容をまとめるためのシートを指します。事前に質問事項を決めておき回答欄を設けることで、スムーズに商談が進むケースもあります。
今回は展示会のヒアリングシートについて解説しますが、他にもさまざまな場面で活用が可能です。たとえば、展示会以外の営業や商談会などでも活用できます。
これから展示会や営業の機会が増える場合には、ヒアリングシートの原本を作成しておくことをおすすめします。
アンケートとの違い
展示会の来場者に対して、ヒアリングシートではなくアンケートで意見を聞こうとしている方もいるでしょう。
そもそもヒアリングシートとアンケートでは、誰がシートに記入するかが異なります。ヒアリングシートの場合は調査員、アンケートの場合は来場者自身が回答を記入します。
展示会でアンケートシートを活用する際には、アンケートブースを構える必要があるでしょう。展示会スペースが広々としていれば問題ありませんが、スペースがない場合にはヒアリングシートを活用することをおすすめします。
展示会でヒアリングを行う理由4つ
展示会でヒアリングシートを使う前に、そもそもなぜヒアリングを行うのか理由を知っておくと良いでしょう。
展示会でヒアリングを行う理由は主に以下の4つです。
- アンケートよりも売り込み感を抑えられるから
- 説明員が調査内容を記入するから
- アンケートよりも多くの回答数を獲得しやすいから
- BtoBの場合は名刺交換につながる可能性があるから
それぞれの理由について詳しく解説します。
1.アンケートよりも売り込み感を抑えられるから
1つ目に紹介する理由は、アンケートよりもヒアリングのほうが売り込み感が抑えられるからです。
ヒアリングやアンケートで予算や決済プロセスなどを聞く際、アンケートだと話の段階を踏まずにいきなり吹き込んだ質問を聞くこととなるでしょう。すると、来場者にとっては売り込み感を覚えたり、中には不快に感じたりする方もいる恐れがあります。
またヒアリングなら、調査員が課題や悩みなど話の段階を踏みながら聞き込みを行うので、自然と予算や決済プロセスなども聞き込めると考えられます。共感したり悩みを探ったりするのは、ヒアリングならではの特徴です。
2.説明員が調査内容を記入するから
2つ目に紹介する理由は、説明員が調査内容を記入するからです。
来場者本人が用紙に書き込むアンケートとは異なり、ヒアリングシートの場合は調査員や説明員が記入を行います。そのため来場者は、説明員からの質問に答えるだけで済みます。
また来場者自身がシートに回答を記入する必要がなく、記入に慣れたスタッフが担当しているので、1つのシートが埋まるのにそう時間はかからないでしょう。記入する手間もかからないので、来場者にとっても質問に答えるハードルが下がると考えられます。
3.アンケートよりも多くの回答数を獲得しやすいから
3つ目に紹介する理由は、アンケートよりも多くの回答数を獲得しやすいからです。
説明員が直接ヒアリングを行うことで、来場者自身が回答を記入する手間を省けたり、予算などの踏み込みにくい質問まで聞けたりします。そのためアンケートよりも多くの回答を得やすいと考えられます。
またアンケートと異なりヒアリングは、来場者の回答次第で臨機応変に質問を変えやすいです。たとえば、こちら側が想定していた悩みや課題と違った場合には、質問内容を変えてより深く探ることもできます。
4.BtoBの場合は名刺交換につながる可能性があるから
4つ目に紹介する理由は、名刺交換につながる可能性があるからです。
BtoBを目的とした展示会では、ヒアリングを行うことで名刺交換につながるケースがあります。名刺交換で双方が相手企業のことをよく知れば、今回の商談に限らずこれからの商談にもつながる可能性があります。
展示会でヒアリングを行う際には、ただ回答を回収するだけではなく、名刺交換も忘れずに頭に入れておきましょう。
展示会ヒアリングで役立つテンプレート
展示会でヒアリングを行う際、ヒアリングシートを作成する必要があります。本記事ではヒアリングシートの主な質問事項を紹介しましたが、中には具体的にどのようなヒアリングシートを作成すべきかわからない方もいるでしょう。
ここでは、展示会ヒアリングで役立つテンプレートを紹介します。
以下で紹介するヒアリングシートのテンプレートは、コピー＆ペーストして使用が可能です。
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1. ご来場していただいた理由を教えてください。
2.本日観覧したブースを教えてください。
3.お客様の年齢や職業を教えてください。
4.どのような悩みや課題を抱えていますか？
5.現在の導入状況を教えてください。
６．テスト導入を検討していますか？
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また企業によってヒアリングしたい内容が異なる場合や質問事項を付け足したい場合は、独自でカスタマイズすることもおすすめです。
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展示会ヒアリングシートの主な質問事項5つ
展示会のためにヒアリングシートを用意する際には、質問事項を決めておく必要があります。
ヒアリングシートの主な質問事項は以下の5つです。
- 来場目的
- 観覧したブース
- 悩みや課題
- 現在の導入状況
- 来場者の情報
今回の記事で紹介しているヒアリングシートのテンプレートに、上記の質問事項を入れて利用することをおすすめします。
1.来場目的
来場目的では、来場者がなぜ展示会に訪れようと思ったのか理由を聞きます。
想定できる回答には、「興味のある商品があったから」「サービスの乗り換えを検討しているから」などがあるでしょう。文字を記入する手間を省くために、あらかじめ想定できる回答を選択肢として設けておくこともおすすめです。
2.観覧したブース
観覧したブースでは、今回展示会で設けたブースの中で観覧したものを聞きます。
展示会のブースがいくつも分かれている場合は、このような質問事項を設けると良いでしょう。来場者がスムーズにどのブースなのか答えられるように、各ブースに番号を振り分けることもおすすめです。
3.悩みや課題
悩みや課題では、来場者が抱えている悩みなどを聞きます。
来場者の中には、展示会にある商品やサービスへの乗り換えを検討している方がいれば、情報収集を目的に来場する方もいます。どのような目的で来場したのか見極めるためにも、悩みや課題を具体的に聞く必要があるでしょう。
また来場者との会話の中で悩みや課題を聞き出すことで、課題を解決できる商品やサービス提供に自然とつながる可能性があります。
4.現在の導入状況
現在の導入状況では、来場者の方が既に別のサービスを導入しているのか、もしくはこれから導入を検討しているのか聞きます。
特に現在既にサービスを導入している場合は、導入しているサービスを導入して来場者の課題が解決できているのか確認しましょう。
もし、別のサービスを導入していても来場者の抱える課題を解決しきれていない場合は、自社サービスを提案する余地があります。
自社サービスでできることや今導入しているサービスとの比較をした上で、乗り換えを勧めるのも良いでしょう。
ただし、強引なサービス勧誘をしてしまうと来場者に不信感を与えてしまい、悪い口コミを広められる可能性があるので注意しましょう。
5.来場者の情報
来場者の情報では、来場者の所属している部署や抱えているタスクについてヒアリングします。
BtoBの展示会の場合、来場者がどの部署に所属しているのか、抱えているタスクはどのようなものか知っておくことで話を進めやすくなります。
来場者の情報を知るには、名刺交換がおすすめです。
名刺には来場者の役職などが記載されている可能性が高いため、スムーズに来場者の情報を把握できます。
展示会でヒアリングを行う際のポイント
展示会でヒアリングを行う際には、ただ質問をするだけではなく、上手にヒアリングを行うためのポイントも把握しておくと良いでしょう。
展示会でヒアリングを行うポイントは主に以下の4つです。
- 予算と導入時期のヒアリングを控える
- 来場者独自の課題を聞く
- 回答を誘導しないようにする
- シンプルでわかりやすい言葉で質問する
それぞれのポイントについて詳しく解説します。
1.予算と導入時期のヒアリングを控える
1つ目に紹介するポイントは、予算と導入時期のヒアリングを控えることです。
予算や導入時期などの売り込みを目的としたような質問は、アンケートよりもヒアリングで聞き込むほうが良いでしょう。しかしヒアリングとはいえ、踏み込んだ質問ばかりをすると、来場者からの評判を下げてしまう恐れがあります。
また予算や導入時期をヒアリングしたい場合には、来場者の導入状況や本当に自社サービスを検討したいのかを見極めた上で、ヒアリングを行いましょう。
2.来場者独自の課題を聞く
2つ目に紹介するポイントは、来場者独自の課題を聞くことです。
悩みや課題を聞く質問項目を設ける際、来場者すべてがこちらが想定している回答をするとは限りません。来場者の悩みから新たな発見をするケースもあり、中には独自の悩みや課題を抱えている方もいます。
また来場者独自の課題を聞き出すには、相手の気持ちを理解しながら話を進めましょう。まずは相手の心を開く必要があります。
3.回答を誘導しないようにする
3つ目に紹介するポイントは、回答を誘導しないようにすることです。
こちらが求めている回答を引き出すために、無理やり回答を誘導しないように注意しましょう。無理に回答を誘導した場合、有益な情報とはいえません。
またヒアリングを行う際には、基本的に話を聞く側の立場でいましょう。はじめにヒアリングを行うときには、来場者が「はい」か「いいえ」で答えられるような簡単な質問からしてみてください。
4.シンプルでわかりやすい言葉で質問する
4つ目に紹介するポイントは、シンプルでわかりやすい言葉で質問することです。
言葉自体がシンプルでわかりやすくても、文章が長くかえってわかりにくくなってしまう恐れがあります。相手が経営者であったりビジネスに携わったりしている方でも、ビジネス用語を多用しないように注意しましょう。
また展示会を何度も行う機会がある場合には、開催するたびにヒアリングシートの見直しを行うことをおすすめします。よりシンプルでわかりやすい言葉にできないか、他の部署の方にも確認してもらうと良いでしょう。
展示会後のアフターフォロー手法3つ
展示会でヒアリングを行った後は、アフターフォローを行うと商談成立や案件獲得につながる可能性があります。ヒアリング内容をもとに、アフターフォローを行うべきか見極めましょう。
展示会後に行うアフターフォローの手法は主に以下の3つです。
- 電話
- メール
- 手紙
それぞれの手法の特徴について詳しく解説します。
1.電話
展示会でのヒアリングの後は、ヒアリング時に直接話を伺っていることもあり、電話でのアフターフォローがしやすいです。
会場でのヒアリングでは、短時間でしか対応できないので、来場者一人ひとりのニーズを把握するのは困難です。電話でのアフターフォローをきっかけに、よりヒアリングの延長として深い話ができると考えられます。
ただし、すべての来場者に電話をかけるのは時間や手間がかかるので、すぐに商談が成立しそうな顧客を見極めて電話をかけると良いでしょう。
2.メール
展示会後のアフターフォローで時間や手間がかからない手法として、メールでのフォローがおすすめです。
メールでのアフターフォローは、電話よりもスムーズに実施できる、多くの方に対して一斉送信できる、人手がいらないなどのメリットがあります。効率的にアプローチできるので、アフターフォローに時間をかけたくない方におすすめです。
ただし、メールを送信してすべての方が開封するとは限りません。ヒアリングの際に少しでも案件につながると感じた顧客には、メールではなく電話でのアプローチをおすすめします。
3.手紙
展示会後のアフターフォローとして、手紙を送る手法もあります。
メールよりも手紙のほうが丁寧に対応していると感じてもらいやすく、丁寧な印象から自社のイメージアップにもつながるでしょう。手紙はメールよりも開封率が高く、メールのように見逃してしまう恐れも低いです。
ただし、顧客一人ひとりに手紙を送信する際には、電話やメールよりもコストがかかってしまいます。さらに手紙が手に届くまで数日かかってしまうので、最新情報を提供する際には電話またはメールでのアプローチがおすすめです。
まとめ
展示会で多くの来場者の情報を獲得するには、アンケートよりもヒアリングシートがおすすめです。
展示会でヒアリングシートを活用することで、スタッフが回答を記入し来場者の手間を省けたり、BtoBの場合は名刺交換ができる良い機会になったりする場合があります。
ただし、「回答を誘導したりしない」、「シンプルでわかりやすい言葉で質問をする」、などの注意点を把握しておきましょう。
展示会でただ情報を収集するのではなく、電話やメールなどでアフターフォローすることで、結果的に案件獲得や商談成立につながる可能性があります。
