アンケートは、顧客の声を直接聞く最も効果的な方法の一つです。しかし、多くの企業が直面する課題は、アンケートへの回答率の低さではないでしょうか。

忙しいビジネスマンにアンケートに答えてもらうためのポイントは、依頼文の書き方にあります。読者が関心を持ち、回答を促すような文面が必要です。

しかし、回答率の高いアンケートの依頼文を書くことは、なかなか難しいものです。

そこで今回は、効果的なアンケート依頼文を書くためのポイントと、回答率を高めるためのコツを解説します。また、すぐに使えるテンプレート付も紹介しますので、これからアンケートを実施しようとお考えの方はぜひ参考にしてください。

アンケートの依頼文とは？基本構造を解説

アンケート依頼文とは、特定の情報や意見を集めるために、対象者にアンケートへの回答を依頼する文書やメッセージのことです。企業、研究機関、学校などが、製品開発、市場調査、学術研究、意識調査などの目的で使用します。

アンケート依頼文は、回答者にアンケートの目的を理解してもらい、協力を促すために重要な役割を果たします。効果的なアンケート依頼文は、回答者の関心を引き、正確で有用なデータの収集につながる重要な要素です。そのため、明確でわかりやすい表現を用い、回答者が快く参加したくなるような内容となっていることが望まれます。また、アンケートを実施する際は、回答者のプライバシーを尊重し、個人情報の取り扱いについても十分な配慮が必要です。

アンケート依頼文の基本構造7つ

アンケート依頼文は、以下の要素を含むのが一般的です。

1.挨拶

丁寧な挨拶で文書を開始します。

2.依頼の目的

アンケートを実施する理由や目的を明確に説明します。

3.アンケートの内容

どのような質問が含まれているか、どのような情報を求めているかを示します。

4.回答方法

アンケートの回答方法や回答期限について指示します。

5.プライバシーの保護

回答者のプライバシーが保護されることを保証します。

6.お礼と奨励

回答者の協力に感謝を示し、場合によっては回答を促すための奨励策を提供します。

7.連絡先情報

質問や問い合わせがある場合の連絡先情報を記載します。

これらの要素を適切に組み合わせることで、効果的なアンケート依頼文を作成することができます。また、アンケートの目的や対象者に応じて、これらの要素をカスタマイズすることが重要です。

回答率を高めるアンケート依頼文の書き方のポイント9つ

回答率を高めるためのアンケート依頼文の書き方のポイントには、次の9つが挙げられます。

1. タイトルを工夫すること
2. 明確な目的を提示すること
3. 簡潔に書くこと
4. 回答のしやすさを伝えること
5. プライバシーを保証すること
6. 回答者に謝礼を提供すること
7. 感謝を表現すること
8. 回答期限を設定すること
9. フォローアップを約束すること

それぞれ解説します。

1.タイトルを工夫すること

タイトルはアンケート依頼文の「顔」とも言えます。興味を引きつけ、読み手が内容を見たくなるような工夫が必要です。例えば、質問の内容を簡潔に表現したり、回答者が感じる好奇心や関心を刺激するような言葉を選びます。

2.明確な目的を提示すること

アンケートの目的をはっきりと伝えることで、回答者はなぜ自分が回答するべきなのかを理解しやすくなります。目的が明確であればあるほど、回答者は協力しようという動機付けを感じるでしょう。

3.簡潔に書くこと

長々とした説明は回答者を疲れさせてしまいます。必要な情報を簡潔に、かつ分かりやすい言葉で伝えることが大切です。ポイントを絞り、余計な情報は省きましょう。

4.回答のしやすさを伝えること

アンケートが簡単で時間がかからないことを強調します。例えば、「5分で完了する簡単なアンケートです」といった表現を使うと良いでしょう。

5.プライバシーを保証すること

回答者の個人情報の取り扱いについて明確にし、プライバシーが守られることを保証します。これにより、回答者は安心して回答することができます。

6.回答者に謝礼を提供すること

回答者に対して何らかの謝礼やインセンティブを提供することで、回答を促すことができます。謝礼は金銭的なものである必要はなく、情報の提供やサービスの割引など、様々な形が考えられます。

7.感謝を表現すること

回答者の時間と労力に感謝することを忘れずに。感謝の気持ちを伝えることで、回答者との良好な関係を築くことができます。

8.回答期限を設定すること

回答期限を設けることで、回答者に緊急感を与え、回答を後回しにしないよう促します。ただし、現実的な期限を設定し、回答者が十分な時間を持てるようにしましょう。

9.フォローアップを約束すること

アンケートの結果を共有するなど、回答後のフォローアップを約束することで、回答者の関心を高めます。回答者が自分の意見がどのように活用されるのかを知ることができれば、より協力的になるでしょう。

上記のポイントを踏まえた上で、回答者が関心を持ちやすい内容や表現を用いることが、回答率を高めるポイントとなります。また、アンケートの対象者に合わせた言葉遣いや文体を選ぶことも大切です。

アンケート依頼文の回答率をアップさせる書き出し方のコツ5つ

アンケート依頼文の効果的な書き出し方について、以下のポイントを紹介します。

1. 関心を引く挨拶文にすること
2. 簡潔な導入文にすること
3. 好奇心を刺激する情報を提示すること
4. 回答者の利益を強調すること
5. 感謝の気持ちを表現すること

それぞれ解説します。

1.関心を引く挨拶文にすること

最初に、読み手の注意を引くような挨拶を用いましょう。例えば、「貴重なご意見をお聞かせください！」や「あなたの一票が未来を変えます！」など、ポジティブでエネルギッシュな言葉を選びます。

2.簡潔な導入文にすること

アンケートの目的や重要性を簡潔に述べ、読み手がなぜ回答するべきなのかをすぐに理解できるようにします。導入部分は短く、ポイントを押さえた内容にすることが重要です。

3.好奇心を刺激する情報を提示すること

読み手の好奇心を刺激するような情報や質問を提示して、アンケートへの興味を引き出します。例えば、アンケートの結果がどのように活用されるのか、具体的な例を挙げて説明すると良いでしょう。

4.回答者の利益を強調すること

アンケートに回答することで得られる利益やメリットを強調します。これにより、読み手は自分にとっての価値を感じ、回答する動機付けになります。

5.感謝の気持ちを表現すること

早い段階で、回答者の協力に対する感謝の気持ちを表現します。これにより、読み手は自分の協力が評価されると感じ、より積極的に回答に参加するでしょう。

これらのポイントを踏まえた書き出しは、読み手の関心を引き、アンケートへの参加を促す効果的なものとなります。アンケート依頼文の書き出しは、全体の印象を左右するため、特に注意して作成することが大切です。

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心に響くアンケート依頼文の書き方とテンプレート

次に、心に響くアンケート依頼文の書き方とテンプレートを紹介します。

心に響くアンケート依頼文の書き方のステップ6つ

以下では、心に響くアンケート依頼文を書くためのステップを紹介します。

1.タイトルを工夫する

興味を引くようなタイトルを考えましょう。例えば、「あなたの一言が未来を変えるかもしれません！」など、ポジティブで前向きなメッセージを伝えるタイトルが効果的です。

2.導入部で関心を持たせる

アンケートの最初の部分で、なぜこのアンケートが重要なのか、どのように役立つのかを簡潔に説明します。

3.感謝を表す

回答者の時間と努力に感謝することを忘れないでください。例えば、「お忙しい中、ご協力いただきありがとうございます」という一文を加えると良いでしょう。

4.インセンティブを提示する

参加を促すために、回答者に何かしらのメリットを提供することを検討してください。例えば、抽選でのプレゼントや割引クーポンなどが考えられます。

5.プライバシー保護を約束する

回答者が安心して回答できるように、個人情報の取り扱いについての説明を入れます。

6.回答方法を明確にする

アンケートへのリンクや回答方法を明確にし、回答が簡単にできることを伝えます。

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回答率をアップさせるフォローアップのコツ7つ

回答率をアップさせるフォローアップのポイントとしては、次の7つが挙げられます。

1. リマインダーを送信する
2. 回答を簡単にする
3. インセンティブを再強調する
4. 進捗を共有する
5. 個別にアプローチする
6. 社会的証明を利用する
7. 感謝の表現を繰り返す

それぞれ解説します。

1.リマインダーを送信する

期限が近づいていることを通知し、回答の重要性を思い出させます。リマインダーは親切であり、同時に行動を促すような内容にするのが効果的です。

2.回答を簡単にする

回答プロセスをできるだけシンプルにし、必要なステップを最小限に抑えます。例えば、直接回答できるリンクや、少ないクリックで完了できるフォームを提供することが挙げられます。

3.インセンティブを再強調する

回答者が何かしらのメリットを得られることを再確認させます。インセンティブは、割引、プレゼント、または独占的な情報へのアクセスなど、さまざまな形で提供できます。

4.進捗を共有する

これまでの回答や成果を共有し、参加者が貢献していることを実感させます。進捗を見ることで、他の人々も参加したくなる可能性があります。

5.個別にアプローチする

一般的なメッセージよりも、個人に合わせたメッセージの方が効果的です。名前で呼びかける、過去の行動を参照するなど、個人的な接触を図りましょう。

6.社会的証明を利用する

他の多くの人がすでに行動していることを示すことで、参加を促します。「すでに多くの方に回答をいただいています」といった言葉が有効です。具体的に〇〇万人など、数値を提示できればさらに効果的です。

7.感謝の表現を繰り返す

回答者に対する感謝を何度も表現し、彼らの貢献を価値あるものとします。感謝は、メールの署名、リマインダー、フィードバックの各段階で表現することができます。

上記の施策を組み合わせることで、アンケートの回答率を効果的に向上させることが可能です。参加者がアンケートに興味を持ち、回答する価値があると感じるようなフォローアップを心がけましょう。

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