インタビューシートの作り方4ステップと効果的なインタビューのやり方を解説
- 2023/04/29
- 2025/02/12
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目次
「インタビューで何を聞けばよいかわからない」
「インタビューシートの作り方が知りたい」
上記のような方はいませんか？
インタビューを行う際に、インタビューシートを用意しておくと効率的にインタビューが可能です。インタビューシートは、インタビューする際に質問事項などをまとめたものです。
インタビューシートをしっかり作ってからインタビューを行えば、必要な情報を効果的に集計できるでしょう。
本記事では、ヒアリングツール【Interviewz】を提供して多くの企業への導入実績を誇る弊社が、インタビューシートの作り方や効果的な質問項目、テンプレート例などをご紹介します。
記事をお読みいただければ、インタビューシートの知識が深まりインタビュー対象者から情報をヒアリングしやすくなるでしょう。ぜひ最後までお読みください。
インタビューシートとは？
インタビューシートは、インタビューを行う際に使用する資料のこと。具体的な質問項目や進行の流れを整理しておくことで、効果的なインタビューができるようにサポートしてくれます。
そこで、インタビューの目的や対象者に応じてカスタマイズし、スムーズなインタビュー進行を目指しましょう。
インタビューシートの目的と重要性
インタビューシートは、インタビューを効率化させたり、インタビュー内容の質を向上させるのが目的です。
具体的には以下のような活用方法があります。
- 質問項目の整理
- インタビューの流れをスムーズにする
- 記録用資料としての活用
- 後での振り返りや分析に役立てる
インタビューが苦手という方も、インタビューシートをうまく活用すれば、質の高いインタビューが行えるでしょう。
インタビューシートの重要性
インタビューシートの重要性として、次のようなものが挙げられます。
質の向上と情報収集の効率化
インタビューシートは質問内容を整理し、重要ポイントの見落としを防ぎます。また、事前に質問項目や進行の流れを整理することで、効率的に必要な情報を収集できます。これにより、インタビューの質が向上し、より効果的な情報収集が可能です。
インタビューの構造化と記録の容易化
インタビュアーのサポートと目的の明確化
インタビューシートは、経験の浅いインタビュアーでも質の高いインタビューを行えるようサポートします。また、シート作成過程でインタビューの目的が明確になり、より焦点を絞ったインタビューが可能となります。これにより、インタビューの効果が高まるでしょう。
柔軟性の確保と全体的な効果
質問の改訂・追加を想定してシートを作成することで、インタビュー中の状況に応じて柔軟に対応できます。インタビューシートは単なる質問リストではなく、効果的なインタビューを実現するための重要なツールとして機能し、全体的な質と効率を向上させます。
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インタビューシートの作り方を4ステップで徹底解説
インタビューシートの作り方を以下の4ステップで解説します。
- インタビューの目的を明確にする
- 質問項目を洗い出す
- 順序や構成を決める
- テンプレートを作成する
それぞれのステップについて詳しく解説します。
ステップ1：インタビューの目的を明確にする
インタビューシートを作る際には必ずインタビューの目的を明確にしてから作成しましょう。
インタビューの目的が明確でないままインタビューシートを作り始めると、質問内容などがまとまっていない質の悪いインタビューになる可能性が高いです。
インタビューの目的を明確にすることで、最適なインタビューシートを作成できます。
ステップ2：質問項目を洗い出す
インタビューの目的を明確にした後は、インタビューの目的に合わせた質問項目を洗い出します。
インタビュー対象者の属する業界やインタビューを行う場面に合わせて、適切な質問項目を決めましょう。
ステップ3： 順序や構成を決める
質問項目を洗い出した後は、インタビューシートの構成や質問順序を決めます。
かんたんな質問から始め、徐々に深堀りしていくのがおすすめです。
ステップ4：テンプレートを作成する
質問項目や順序を整理した上で、インタビューシートのテンプレートを作成しましょう。エクセルやGoogleスプレッドシートなどのツールを活用して、見やすいレイアウトにまとめます。
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インタビューの流れを7ステップで徹底解説
インタビューの進行の流れは、以下の7ステップで行います。
- インタビューの目的を決める
- インタビューのスケジュール調整
- アイスブレイク
- インタビューの進行
- 質問とまとめ
- インタビュー終了後の流れを説明
- インタビュー結果の整理・分析
インタビューは上記のステップに沿って進めることにより、インタビューをスムーズに進められて、よい情報を引き出せる可能性が高まります。
それぞれのステップについて詳しく解説します。
ステップ1：インタビューの目的を決める
インタビューを企画する上で大切なのは、最初にインタビューの最終的な目的を決めておくことです。
インタビューの目的を明確にすることで、目的に合わせたインタビューシートの作成や整理すべきポイントがわかります。
インタビューシートを作り込むことで、インタビューの進行がスムーズに進むでしょう。
ステップ2：インタビューのスケジュール調整
インタビュー日時や場所をインタビュー対象者と調整し、十分な時間を確保します。
また、インタビュー当日の進行スケジュールを立てておくことでスムーズな進行が可能です。
ステップ3：アイスブレイク
インタビューを行う際は、インタビュアーとインタビュー対象者は双方とも緊張していることが多いです。
インタビューの挨拶を済ませてからすぐ質問をするのではなく、アイスブレイクの時間をとりましょう。
アイスブレイクを行って緊張をほぐすことにより、リラックスしてインタビューできます。
また、アイスブレイクによりインタビュー対象者と関係値が深まり、質問をしやすくなるでしょう。
ステップ4：インタビューの進行
事前に作成したインタビューシートの質問項目に沿ってインタビューを進めます。
インタビュー対象者の話を聞き、適切なタイミングでフォローや質問を行いましょう。
また、インタビュー対象者が話している際に適度にリアクションをとるのが大切です。
ステップ5：質問とまとめ
インタビューの最後には、不明点の質問や追加の質問があれば実施します。
インタビュー対象者からの話を要約して、認識が間違っていないか確認することを忘れず行いましょう。
もし認識が間違っていた場合、成果物のクオリティに影響が出る可能性があるので、必ず確認しましょう。
ステップ6：インタビュー終了後の流れを説明
インタビュー終了後、インタビュー対象者に感謝を伝えます。
インタビューの成果物について、公開予定日など、インタビュー後のスケジュールについて伝えておきましょう。
ステップ7：インタビュー結果の整理・分析
インタビュー結果を整理し、分析を行います。
得られた情報をもとに、インタビュー目的に沿った成果物を作成し、インタビュー対象者や関係者に共有します。
インタビューシートに活用できるテンプレート例
インタビューで使える質問の共通項目をテンプレートとして配布します。
各業界や使う場面によって、内容をカスタマイズしてください。
基本情報
- 氏名
- 所属企業/組織
- 役職/職種
- 連絡先（メールアドレス、電話番号）
業務内容
- 担当業務の概要
- 業務上の課題や悩み
- 業務改善の取り組みや成果
業界背景
- 業界の現状やトレンド
- 競合他社や市場動向
- 今後の展望や課題
自社の製品/サービス
- 提供している製品/サービスの特徴
- 顧客ターゲットやニーズ
- 市場での評価や差別化ポイント
他社製品/サービスとの比較
- 競合製品/サービスとの違い
- 自社製品/サービスの強み・弱み
- 改善や開発の取り組み
お客様対応
- 顧客の声や要望
- クレーム対応やアフターサービス
- 顧客満足度向上の取り組み
今後の展望
- 中長期的なビジョンや目標
- 新規事業や製品開発の計画
- 組織体制や人材育成の方針
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インタビューシートの業界別カスタマイズのポイント4つ
次に、インタビューシートの業界別カスタマイズのポイントを4つ紹介します。
1.業界特性に応じた質問項目の設定
各業界の特徴を考慮し、適切な質問を用意します。IT業界ではシステムの現状や課題、不動産業界では希望物件のタイプやエリアに関する質問など、業界ごとに重要なポイントを押さえた質問項目を設定することで、より的確な情報収集が可能になります。
2.顧客背景の理解と具体的なニーズの引き出し
事前に顧客の業種や市場動向を調査し、関連する質問を準備します。また、顧客が直面している具体的な課題を明確にするためのオープンエンドの質問を用意します。これにより、インタビュー対象者の状況をより深く理解し、具体的なニーズを引き出すことができます。
3.フィードバックの反映と継続的な改善
過去のインタビュー結果を基に、質問項目を見直し、改善点を反映させます。このプロセスを繰り返すことで、より効果的なインタビューシートへと進化させることができます。常に最新の業界動向や顧客ニーズに対応したシートを維持することが重要です。
4.業界固有の用語や指標の活用
各業界で使用される専門用語や重要な指標を質問に取り入れることで、より深い洞察を得られます。これにより、インタビュー対象者との共通言語を確立し、より具体的かつ専門的な情報を引き出すことができます。業界に精通していることを示す効果もあります。
▼以下の資料では、ヒアリングに特化した「ヒアリングツール」を10選で比較しています。
ヒアリングツールは、診断コンテンツの作成やチャットボットなどで、ユーザー情報のヒアリングを行うツールです。
類似サービスの比較を行いたい方は、1分で比較できる以下の表を是非ご参考ください。
インタビューの注意点とポイント5つ
インタビューを行う際には、主に以下の5つの注意点やポイントを押さえておく必要があります。
- インタビュー対象者に配慮する
- ノートや録音機器を活用する
- 自分自身の意見や価値観を押し付けない
- インタビュー後のフォローを怠らない
- 質問はできるだけ簡潔にする
上記の注意点やポイントを徹底することで、インタビュー対象者との関係値を深められ、質の高いインタビューが行なえます。
それぞれの注意点やポイントについて詳しく解説します。
インタビュー対象者に配慮する
インタビュー対象者の立場や状況はさまざまです。そこで、インタビュー対象者に配慮した立ち振舞いをしましょう。
インタビュー対象者に失礼のないような言葉や態度で接するのが大切です。ストレスを感じさせないように、アイスブレイクなどをはさみつつ、対話を心がけましょう。
ノートや録音機器を活用する
インタビューシートで決めた質問項目以外でも情報が引き出せる場合があります。インタビュー中の記録漏れを防ぐために、ノートや録音機器を活用するのがおすすめです。録音機器はボイスレコーダーなどを使うのがよいでしょう。
プライバシーや機密情報が含まれるため、スマホの録音機能はあまりおすすめできません。また、録音する場合は、必ずインタビュー対象者に承諾を得てから行いましょう。
自分自身の意見や価値観を押し付けない
インタビューは、インタビュアーとインタビュー対象者との対話で進行します。インタビューの際には、インタビュー対象者の意見や価値観が大切です。
また、自分自身の意見や、価値観を押し付けることがないように注意が必要です。インタビュー対象者の視点から物事を捉えることで、新たな発見や気づきが得られることがあります。
インタビュー後のフォローを怠らない
インタビュー終了後は、成果物の作成や公開予定日の連絡など、適切なフォローを行います。インタビュー内容はプライバシーや機密情報が含まれるため、管理方法を徹底することが大切です。
また、インタビュー対象者から得た情報を適切に扱い、プライバシーや機密情報に配慮しましょう。
質問内容はできるだけ簡潔にする
インタビューを行う際には、質問内容をできるだけわかりやすく簡潔にすることが大切です。質問内容が複雑だった場合、インタビュー対象者に負担がかかりストレスを与えてしまう原因につながります。
質問内容はできるだけ簡潔にしておき、深堀りしたい内容があれば適切なタイミングで質問をするのがよいでしょう。
よくある質問
インタビューシートを活用する上で、よくある質問をまとめました。
FAQ形式で解説します。
Q.インタビューシートはどのように作成すれば良いですか？
A.インタビューシートの作成には、エクセルなどの表計算ソフトを使う方法や、手書きで作成する方法などがあります。
どちらの方法でも、前述したポイントを踏まえて作成すれば良いです。
Q.インタビューシートはどのように活用すれば良いですか？
A.インタビューシートは、インタビューの質を向上させるためのツールです。
インタビューの際には、インタビューシートを使って質問内容を整理し、質問漏れや重要なポイントの見落としを防げます。
また、インタビューシートを活用することで、インタビューの成果物の作成もスムーズに進められます。
Q.インタビューシートを作成する際のポイントはありますか？
A.インタビューシートを作成する際には、以下のポイントに注意することが大切です。
- インタビューの目的を明確にする。
- 質問の流れを考える。
- 質問の詳細度を決める。
- 質問の種類をバランスよく組み必要な情報を洗い出す。
- 質問の改訂・追加を想定する。
Q.インタビューシートの作成に時間がかかりそうですが、どのくらいの時間を見ておけば良いですか？
A.インタビューシートの作成には、インタビューの目的や取材先によって異なりますが、数時間程度の時間を見ておくと良いでしょう。
Q.インタビューシートを作成する際に、どのようなソフトがおすすめですか？
A.インタビューシートの作成には、エクセルやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトがおすすめです。
これらのソフトを使うことで、質問の整理や修正などが簡単にできるため、インタビューシートの作成がスムーズに進みます。
Q.インタビューシートは、インタビュー以外の取材でも使えますか？
A.インタビューシートは、インタビュー以外の取材でも使えます。例えば、会議の議事録やアンケート調査の回答など、情報を整理する際にも活用できます。
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まとめ
本記事では、インタビューシートの作り方や効果的なインタビューの進め方について解説しました。
インタビューを効果的に実施するには、質の高いインタビューシートが欠かせません。
インタビューを実施する前に、インタビューシートを作り込んでおくことで、スムーズがインタビュー進行が可能です。
また、インタビューを行う際には以下の注意点やポイントを押さえておきましょう。
- インタビュー対象者に配慮する
- ノートや録音機器を活用する
- 自分自身の意見や価値観を押し付けない
- インタビュー後のフォローを怠らない
- 質問はできるだけ簡潔にする
上記の注意点やポイントを意識しておくことで、インタビュー対象者と関係値を深め、情報を引き出しやすくなるでしょう。
インタビューシートはエクセルやGoogleスプレッドシートでかんたんに作成できます。
本記事中に、インタビュー中にヒアリングすることが多い質問項目をテンプレートでご紹介したので参考にしてください。記事をお読みいただき、インタビューシートを活用して効果的なインタビューが行えるようになるヒントになれば幸いです。
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