営業や商談では、顧客からの情報をいかに聞き出すかが成功のポイントです。そんな時に重要なツールとなるのが、ヒアリングシートです。

ヒアリングシートは、営業などの経験に関わらず、顧客課題の理解と解決に重要な役割を果たします。もし、営業や商談で成果が出ないとお悩みの方は、商談内容で混乱しないためにも、ヒアリングシートの活用がおすすめです。

そこで今回は、ヒアリングシートの作り方と訴求目的に合ったテンプレートを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

ヒアリングシートとは？主な目的と役割を解説

ヒアリングシートとは、営業や商談ヒアリングの際に、顧客から聞き出したい内容をまとた書類のことです。事前に質問内容や聞き出したい内容をまとめておくことで、会話の軸ができあがります。

ヒアリングシートの目的と効果

ヒアリングシートの主な目的は、顧客のニーズや課題、期待する成果を正確に把握することです。これにより、営業担当者は顧客に最適な提案を行い、より高い満足度を提供できます。

ヒアリングシートを活用する効果としては、以下の点が挙げられます。

• 顧客要望の体系的な整理による商談の質の向上
• 提案内容のミスマッチ防止
• プロジェクト進行のスムーズ化と成果の最大化
• 要件漏れのリスク軽減
• 効率的な情報収集と共有

さらに、ヒアリングシートを活用することで、営業活動における問題（ニーズの誤認識、商談準備の遅延、成約率の低下）を防ぐことが可能です。適切に設計されたヒアリングシートは、コミュニケーションの向上と要件漏れの防止に役立ち、ビジネスの成功に貢献します。

商談におけるヒアリングシートの役割と重要性

商談では、顧客の課題や改善したい項目をヒアリングし、ニーズを把握した上で解説策を提案することが重要です。これには、営業活動におけるヒアリングの質を高め、聞き漏れや聞き忘れを防止する役割があります。

ヒアリングシートは、商談相手のニーズに沿った提案をするために欠かせません。ヒアリングを通じて顧客の現状や求めていることを把握することで、提案内容を検討しやすくなります。

また、顧客の課題や要望を聞き出すための質問項目をまとめておくことは、顧客理解を深め、顧客のニーズを的確に把握するための重要なポイントです。

会話をしながら顧客の課題を聞き出すことは商談の経験を豊富に積んでいなければ難しいため、ヒアリングシートを活用してミスの少ない商談を目指しましょう。

ヒアリングシートのビジネスにおける活用シーン

ヒアリングシートは、ビジネスのさまざまな場面で活用されています。そこで以下では、主な活用シーンを一覧で紹介します。

これらの活用シーンにおいて、ヒアリングシートは顧客とのコミュニケーションを円滑にし、必要な情報を漏れなく収集することで、的確な提案や効率的なプロジェクト進行を可能にします。

ヒアリングシートが必要となる理由3つ

ヒアリングシートは、様々な場面で活用可能なツールです。しかし、商談相手や顧客のニーズに寄り添った提案を行うには、まず相手の現状を知る必要があります。

ヒアリングシートが必要な理由は主に以下の3つです。

1.顧客の要望を理解するため

ヒアリングシートは、必要な理由は顧客の要望を理解するためにあります。

ヒアリングシートは通常商談や打ち合わせを行う前に行います。事前に行うことによって相手の現状を把握した状態で商談に望めるため、適切な提案や切り込んだ質問も行いやすくなります。

ヒアリングシートの活用により、相手のニーズに合った提案が可能です。

2.要件漏れをなくすため

ヒアリングシートは、要件漏れをなくすために有効です。

商談時や営業、面接時はさまざまな話が行われるため、聞くべき情報を聞き逃すことがあります。そこで、ヒアリングシートを準備しておくことで、抜けや漏れのリスクの軽減に繋がるのです。

また、情報の漏れをなくすことで、収集した情報の分析精度も向上します。

ヒアリングシートの活用で必要な情報の効率的な理解が可能です。

3.ヒアリングの精度を保つため

ヒアリングシートは、ヒアリング精度を保つためにも必要です。

ヒアリングシートに顧客に聞くべき情報や内容を記載しておけば、提案内容も安定し営業の質自体を保つことが可能です。

営業成績が上がらない場合や、初めての営業の場合には、過去に使用したヒアリングシートを使うことで営業スキルを向上させることができます。

関連記事：Web制作案件のヒアリングシートの項目8選｜無料のテンプレートを2つ紹介

ヒアリングシートを作成する際の手順8つ

ヒアリングシートは聞き出したい内容や回答者に合わせてフォーマットの作成が重要です。そこで、以下の手順に従うことで、効果的なヒアリングシートを作成できます。

▼以下の資料では、ヒアリングに特化した「ヒアリングツール」を10選で比較しています。

ヒアリングツールは、診断コンテンツの作成やチャットボットなどで、ユーザー情報のヒアリングを行うツールです。

類似サービスの比較を行いたい方は、1分で比較できる以下の表を是非ご参考ください。

ヒアリングシートに記載すべき必須項目5つ

ヒアリングシートに記載すべき必須項目は、次の5つです。

1. 顧客情報
2. 現状の課題や悩み
3. 予算・納期・スケジュール
4. 希望する成果やゴール
5. 意思決定プロセス

これらの項目を含むヒアリングシートは、効果的な情報収集とプロジェクトの成功に寄与します。以下で、それぞれ解説します。

1.顧客情報

会社名、担当者名、連絡先などの基本情報を記載します。これにより、顧客の特性を正確に把握し、適切な対応が可能になります。また、業界や企業規模などの情報も含めることで、より具体的な提案につなげることが可能です。

2.現状の課題や悩み

顧客が直面している具体的な問題点や課題を明確にします。これにより、提案の方向性を定め、顧客のニーズに合った解決策を提示することができるでしょう。課題の優先順位や影響度も把握することで、より効果的な提案が可能となります。

3.予算・納期・スケジュール

プロジェクトの予算、希望納期、全体のスケジュールを確認します。これにより、現実的な提案を行い、後々のトラブルを防ぐことが可能です。また、予算や納期の制約を考慮した上で、最適な解決策を提案することができるでしょう。

4.希望する成果やゴール

顧客が期待する具体的な効果や目標を把握します。これにより、提案内容を顧客の期待に沿ったものに調整し、満足度の高い結果を提供可能です。また、成果の評価基準を明確にすることで、プロジェクトの成功を測定しやすくなるでしょう。

5.意思決定プロセス

決裁者や意思決定に関与する人物、社内の承認フローを把握します。これにより、適切な提案タイミングや交渉戦略を立てることが可能です。また、キーパーソンの特定や各関係者の役割を理解することで、スムーズな商談進行を実現できます。

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【目的別】ヒアリングシートのテンプレートを紹介

商談時

商談や営業などのヒアリングシートは、初めての相手だからこそ必要な項目を入れることが重要です。以下の内容を入れ込んだテンプレートが必要です。

関連記事：営業ヒアリングの例文4ステップ解説｜必ず聞くべき項目も全解説

面接時

面接時のヒアリングシートは採用場面で多く活用されます。面接者が面接官との目線を合わせることが多くなるため、評価しやすいヒアリングシートの作成が重要です。

企業によって評価基準や重視する項目が異なるため、求める人物像に合った項目が必要です。そこで、以下を参考にしてください。

関連記事：ヒアリングのコツ5選｜営業を成功させるためのポイントを解説

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ヒアリングシートを作成する際の注意点

ヒアリングシートの作成と活用に関する主要なポイントを以下の表にまとめました。

また、ヒアリングシートを作成する際は、専門用語の多用に注意しましょう。

難しい言葉でのヒアリング項目は回答者に本来の質問内容が伝わらず、必要な情報が入手できなくなります。回答者も不明な専門用語を多用するヒアリングシートはストレスが溜まる要因になります。

専門用語を使用する際は注釈で専門用語を分かりやすくすることや、補足文などの用意が求められます。

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ヒアリング効果を高めるスキルやフレームワーク4つとその活用方法

ヒアリングは顧客の要望や現状を聞き出す大切なツールです。ヒアリングシートを作成する際に活用するイメージを持つことでより効果的なヒアリングシートになります。

そこで、ヒアリングシートを活用する前に、顧客の業界や過去の取引履歴、競合他社の動向などを調査しましょう。この事前準備により、顧客の背景や課題に関する具体的な情報を得て、より深い共感と適切な質問が可能になります。

また、ヒアリングは段階的に進めることが重要です。基本情報から始め、顧客の現状や目標、課題に関する質問へと進み、最後により深いニーズや要望を引き出します。この方法により、顧客も答えやすくなり、正確な情報を得られるでしょう。

もし抽象的な回答が得られた場合には、「どういった場面でそう感じましたか？」など、具体的なシーンを聞き出すことで、より説得力のある情報を収集できます。

効果的なヒアリングシートを作成する上で気をつけるポイントは以下の四つになります。

1.SPIN

ヒアリングシートの活用方法にSPINがあります。SPINとは質問する際の代表的な項目になります。SPINとはそれぞれの意味の頭文字をとっています。SPINはSからNにかけて質問することで、ニーズの把握が素早くできるため、自社のサービスを相手に知ってもらうことに繋がります。それぞれのポイントについて以下で解説します。

S : Situation Questions（状況質問）
状況質問は相手の現状を把握するための質問です。初めのアイスブレイクもかねているため突然質問するのではなく、前置きをした上で質問に移ることが必要です。

P : Problem Questions（問題質問）
問題質問で相手が抱えている問題点を可視化して明らかにします。顧客が抱えている問題を代弁するような質問を行うと相手側は問題点に気づくことが多く、ニーズが生まれます。

I : Implication Questions（示唆質問）
示唆質問で潜在的なニーズの指摘によって、問題点の重要性に気が付く傾向にあります。

N : Need-payoff Questions（解決質問）
解決質問で問題点や課題が解決された際のメリットをイメージしてもらうことが可能です。

2.4W2H

ヒアリングシートの活用方法に4W2Hがあります。4W2Hはヒアリングシートを活用して確度の高い提案を行う際に用いられるフレームワークです。ヒアリングシートで情報を収集する際は、全ての項目を明確に聞き出すことは難しいケースが多いですが、より詳細を聞き出すことで相手にとって的確な提案が可能となります。

3C分析

ヒアリングシートの活用方法に3C分析があります。マーケティングやコンサルティングのヒアリングを行う際に使用されるフレームワークと活用方法になります。
3C分析はCompany（自社）、Customer（顧客、ターゲット）、Competitor（競合）の3つのCを軸に分析する方法です。それぞれの分析内容は以下を参考に分析しましょう。

Company（自社）
サービス内容や訴求ポイント、予算額などの情報を収集します。

Customer（顧客、ターゲット）
ターゲットの健在ニーズや潜在ニーズの可視化で、相手側の改善ポイントが浮かび上がります。

Competitor（競合）
競合会社の存在を確認を行います。競合会社がいる場合はサービス内容や企画内容など多角的な目線で競合との違いを把握することが重要です。

4.BANT

ヒアリングシートの活用方法にBANTという方法があります。法人営業などで用いられる基本的なフレームワークになります。BANTのヒアリングを行う際の順番は明確に決まっていません。BANTは項目の聞き出しより「聞き出し方」が重要になってきます。おおよその予算額はいくらを想定しているかや導入時期、ニーズなどを顧客が曖昧に把握してることも多いです。営業側から回答を促すような質問を行うことが求められます。BANTはSPINと同様に項目の頭文字をとっています。

B : Budget（予算）
Budgetは製品購入やサービス導入をする際に想定している予算

A : Authority（決裁権）
Authorityは商品購入やサービス導入する際に承認する最終決定権の所在

N : Needs（必要性）
Needsは顧客の問題点とサービス導入でのニーズや必要性

T : Timeframe（導入時期）
Timeframeは商品購入やサービス導入の時期

このようにヒアリング活動を行うには、上記のようなヒアリングのテンプレ手法を利用することでヒアリング活動の属人化を防ぎ、汎用性のあるヒアリング活動が可能になるでしょう。

しかし、実際には企業やサービスによってヒアリング活動の状況は異なるため、自社に近い会社やサービスのヒアリング事例を分析することが重要です。

関連記事：ヒアリングの分析手法とは？3ステップで分析効果を高めるフレームワークを解説

ヒアリングシートの作成には事前準備が必要です。回答者は何に困っているかやニーズはあるかなどの予想が、顧客の満足度アップに繋がります。営業や商談時にヒアリングシートを活用する場合は、回答者の立場やスキルに応じてヒアリング項目を事前に決めることが求められます。

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