「ヒアリングシートを作りたいけどコストはかけたくない」

「エクセルでヒアリングシートを作る方法を知りたい」

「ヒアリングシートの活用法を知りたい」

上記に当てはまる方はいませんか？

ヒアリングシートは、ビジネスにおいてとても重要な役割をもっています。

ヒアリングシートをうまく活用することで成約率に直結することから、営業やマーケティングなどさまざまな業界で利用されています。

ヒアリングシートは、エクセルを活用すればほとんどコストをかけずに作成可能です。

本記事では、エクセルを使ってかんたんに作成できるヒアリングシートの作成方法や、各業界で活用できるテンプレートの例を紹介します。

記事をお読みいただければ、ヒアリングシートの基礎知識から活用法まですべてわかります。

ぜひ最後までお読みください。

ヒアリングシートとは

ヒアリングシートは、顧客やクライアントに対して、現状の把握や課題の解決のためにヒアリングを行うための書式のことです。

営業やマーケティングにおいて使われることが多く、質の高いヒアリングを行い成約率アップを狙うためには欠かせません。

また、説明会や面接など営業以外の場面でも使われることもあります。

ヒアリングが苦手な方でも、ヒアリングシートをうまく活用すれば誰でも質の高いヒアリングが可能です。

ヒアリングシートの重要性

ヒアリングシートを使用することで、顧客やクライアントのニーズを正確に把握し、それに基づいた提案を行えます。

もし、ヒアリングが苦手な担当者だったとしてもヒアリングシートを使用すれば、質の高いヒアリングが可能です。

担当者ごとのヒアリングレベルの差をなくせるので、属人化を防ぎ、生産性向上に期待できます。

また、ヒアリングシートはヒアリングした際の内容をまとめて記録できるため、後で見返せます。

ただし、ヒアリングシートには企業情報や個人情報などを記載することが多いため、紛失などによる情報漏洩などに注意が必要です。

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エクセルを使ったヒアリングシートの作成方法

エクセルを使えば、かんたんにヒアリングシートを作成できます。

エクセルを使ったヒアリングシートの作成方法をかんたんに解説します。

【シートの作成方法】

まずは、エクセルの新しいシートを作成します。

シートを作成する方法は以下のとおりです。

1. エクセルを開く
2. 「ファイル」→「新規作成」をクリックする
3. 「空白のブック」を選択し、「作成」をクリックする

 

これで、新しいシートが作成されます。

 

【フォーマットの設定方法】

次に、シートのフォーマットを設定します。

フォーマットの設定方法は以下のとおりです。

1. ヒアリングシートのタイトルを入力する
2. タイトルの文字を選択し、セルの幅を調整する
3. タイトルの文字を中央揃えにする
4. 必要に応じて、行や列の高さを調整する
5. シート全体のフォントや色を設定する

 

【必要な項目の設定方法】

最後に、必要な項目を設定します。

ほとんどの業界で営業する際には以下の共通項目を入れるとよいでしょう。

• 会社名
• 担当者名
• 電話番号
• メールアドレス
• 顧客の業種
• 顧客の課題や問題点
• 予算
• 希望納期
• 顧客のニーズ
• 提案内容

 

業界によって必要な項目は異なるため、上記の項目に加えて必要に応じて追加・変更するのがよいでしょう。

さまざまな業界で使えるエクセルで作るヒアリングシートの例

さまざまな業界や場面で利用可能なヒアリングシートのテンプレートをご紹介します。

ご紹介するテンプレートを使ってエクセルでかんたんにヒアリングシートが作れます。

• IT業界向け
• 不動産業界向け
• サービス業界向け
• 説明会向け
• 面接向け

 

それぞれのテンプレートを参考にして実際のヒアリングに役立ててください。

IT業界向けヒアリングシートテンプレート

1.会社概要

• 会社名
• 業種
• 社員数

 

2.IT関連課題

• 現在のシステム状況
• 抱えている課題
• 期待するソリューション

 

3.予算・納期

• 予算
• 希望納期

 

4.連絡先

• 担当者名
• メールアドレス
• 電話番号

 

不動産業界向けヒアリングシートテンプレート

1.会社概要

• 会社名
• 業種
• 社員数

 

2.物件情報

• 希望物件タイプ
• 希望エリア
• 予算

 

3.賃貸・売買に関する要望

• 賃料・価格
• 間取り・設備
• 契約期間

 

4.連絡先

• 担当者名
• メールアドレス
• 電話番号

 

サービス業界向けヒアリングシートテンプレート

1.会社概要

• 会社名
• 業種
• 社員数

 

2.サービスに関する課題・要望

• 現在のサービス状況
• 抱えている課題
• 期待する改善策

 

3.予算・納期

• 予算
• 希望納期

 

4.連絡先

• 担当者名
• メールアドレス
• 電話番号

 

説明会向けヒアリングシートテンプレート

1.参加者情報

• 氏名
• 所属企業・組織
• 役職

 

2.興味・関心分野

• 参加目的
• 質問・相談事項

 

3.今後の情報提供について

• メールマガジン登録
• セミナー・イベント情報の希望

 

4.連絡先

• メールアドレス
• 電話番号

 

5.その他要望・コメント

面接向けヒアリングシートテンプレート

1.基本情報

• 氏名
• 生年月日
• 住所
• 連絡先

 

2.学歴・職歴

• 学歴
• 職歴

 

3.志望動機

4.自己PR

5.質問・相談事項

 

• これまでのお問い合わせや電話対応を効率化してコストを落としたい
• ヒアリング活動を効率的に行いたい
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ヒアリングシートを使う際のポイント4つ

ヒアリングシートを使う際には以下の4つのポイントを押さえておきましょう。

1. ヒアリングシートの利用目的をはっきりさせておく
2. ヒアリング内容はできる限り正確に記録しておく
3. ヒアリングした内容を基に提案を行う
4. ヒアリングシートの管理方法を徹底する

 

ポイントを意識しておくことで、ヒアリング後のアクションを効率化させられます。

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

ポイント1：ヒアリングシートの利用目的をはっきりさせておく

ヒアリングシートを利用する際には、どのような目的で利用するのか明確にしておきましょう。

とくに、説明会や面接では一般の方から個人情報を集めることになります。

具体的な利用目的が明確でないと、不信感を与えてしまう原因になるので注意が必要です。

また、目的が明確でないままヒアリングシートを利用すると、余計な情報を聞いてしまいヒアリング内容が正確でなくなる可能性もあります。

利用目的を明確にしてからヒアリングシートの作成・利用を行いましょう。

ポイント2：ヒアリング内容はできる限り正確に記録しておく

ヒアリングシートを使ってヒアリングする項目はできる限り正確に記録しておきましょう。

ヒアリングシートを持ち帰って分析したり、新たなアクションを起こしたりする場合、正確な内容を記録しておかないと、どのような内容だったかわからなくなってしまう可能性があるからです。

ヒアリングした意味がなくなってしまうので、ヒアリング内容はできる限り正確にわかりやすく記録することを徹底しましょう。

ポイント3：ヒアリングした内容を基に提案を行う

ヒアリングシートを記入後すぐに提案を行うのではなく、できればヒアリング内容を分析・共有してから提案を行いましょう。

具体的には、エクセルでヒアリングシートのテンプレートを作成した後、商談先の担当者にメールなどを使ってヒアリングシートを送付します。

回答されたヒアリングシートを基に、どのような商材・サービスを提案するべきか分析・共有を行ってから商談に伺い提案を行うことで、事前ヒアリングした内容のすり合わせと提案ができます。

ポイント4：ヒアリングシートの管理方法を徹底する

ヒアリングシートを利用する場合は、必ず運用前に管理方法を徹底しましょう。

なぜなら、ヒアリングシートは企業情報や担当者の連絡先などの個人情報だけでなく、場合によっては機密事項もヒアリング内容に含まれる可能性があるからです。

もし、紛失などにより情報漏洩が発生した場合、多大な損失や信用低下につながります。

具体的なヒアリングシートの管理方法としては、「鍵付きのキャビネットに保管する」、「終了した案件については一定期間後に破棄する」などがおすすめです。

ヒアリングシートを活用するメリット3つ

ヒアリングシートを活用することで、以下の3つのメリットが得られます。

1. 顧客やクライアントのニーズを正確に把握できる
2. 詳細な記録を残せるため後で見返せる
3. 必要な情報が集約されているため提案書が作りやすい

 

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

メリット1：顧客やクライアントのニーズを正確に把握できる

ヒアリングシートを活用することで、顧客やクライアントに営業をかける際に、ニーズを正確に把握できます。

ヒアリングシートを使わないままヒアリングを行うと、正確な情報が引き出せなかったり、ヒアリング漏れが発生したりします。

ニーズを正確に把握することが、成約に直結するので必ずヒアリングシートを活用しましょう。

メリット2：詳細な記録を残せるため後で見返せる

ヒアリングシートを活用すれば、ヒアリングした際に顧客やクライアントから得た情報を記録として残せるので後から見返せます。

ヒアリングシートを見返すことで、次回の提案の際に話をしやすくなり、ヒアリングした際の顧客やクライアントの反応を記録しておけば、別の切り口から提案をかけることもできるかもしれません。

メリット3：必要な情報が集約されているため提案書が作りやすい

ヒアリングシートを活用すれば、顧客やクライアントの基本情報からニーズまで正確に把握できるなど、必要な情報が集約されているため、提案書を作りやすいです。

スムーズに提案を行えるので、顧客からの信頼を得られる可能性があります。

エクセルで作るヒアリングシートにおける注意点3つ

ヒアリングシートを作成する際には以下の3つの注意点に気をつけましょう。

1. 質問はできるだけ簡潔にする
2. シートの見た目に気をつける
3. 業界や目的に合わせて最適な内容にする

 

それぞれの注意点について詳しく解説します。

注意点1：質問はできるだけ簡潔にする

ヒアリングシートの内容はできるだけ簡潔にして、細かすぎないように注意しましょう。

ヒアリングシートの内容が細かったり、複雑だったりすると回答するのに負担がかかってしまいます。

ヒアリングシートを使う場面によっては、適当に回答されてしまい正確な情報が引き出せない可能性があるので、ヒアリングシートの内容はできるだけ簡潔にしましょう。

本記事では、目的ごとにテンプレートを共有しています。

ぜひ参考にしてください。

注意点2：シートの見た目に気をつける

エクセルでヒアリングシートを作る際には、シートの見た目にも気をつけましょう。

エクセルでヒアリングシートを作る際には、自分でヒアリングシートのデザインを決める必要があります。

ヒアリングシートの見た目が悪いと、回答しづらい可能性が出てくるので注意しましょう。

インターネット上に、ヒアリングシートのテンプレートが公開されていることも多く、デザイン性のよいものを探してダウンロードするのも一つの方法です。

注意点3：業界や目的に合わせて最適な内容にする

業界や目的に合わせたヒアリングシートを活用することで、質の高いヒアリングが行なえます。

業界や目的によってヒアリングしたい項目は大きく異なります。

適切なヒアリングシートを使わないと、聞き出したい情報を聞き漏らしたり、質の悪いヒアリングになったりする可能性があるので注意しましょう。

共通項目だけ決めておき、業界や目的に合わせてシート別にヒアリングシートを作成するのがおすすめです。

もしくは、業界や目的に合わせたヒアリングシートのテンプレートが、インターネット上で公開されている可能性が高いので、探してみましょう。

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エクセルでヒアリングシートを作る際のよくある質問

ヒアリングシートを作る上で、よくある質問をまとめて解説します。

 

Q: ヒアリングシートにどのような項目を設定すればよいですか？

A: 会社名、担当者名、電話番号、メールアドレス、顧客の業種、顧客の課題や問題点、顧客のニーズ、提案内容などが一般的です。

業界や目的に応じて、追加・変更できます。

 

Q: ヒアリングシートに記入する際に、どのように記入すればよいですか？

A: 正確に会話内容を記録することが重要です。

できるだけ具体的に、また必要に応じて補足説明をするようにしましょう。

 

Q: ヒアリングシートを基に提案書を作成する際に、どのように進めればよいですか？

A: ヒアリングシートの記録をもとに、クライアントの要望や課題に対して、解決策や提案内容をまとめた提案書を作成します。

提案内容は、顧客のニーズに合わせてカスタマイズすることが重要です。

 

Q: ヒアリングシートを作成する際に、どのようなテンプレートを使えばよいですか？

A: インターネット上には、エクセルのヒアリングシートのテンプレートが公開されています。業界や目的に合わせて適切なテンプレートを選び、必要に応じてカスタマイズすることが重要です。

 

Q: ヒアリングシートを使っても、うまくクライアントのニーズを把握できない場合はどうすればよいですか？

A: ヒアリングシートはあくまで目安として利用するものであり、クライアントとの面談や会話で補足することが重要です。

また、相手の意図を読み取る力やコミュニケーション能力を高めることも重要です。

まとめ

本記事では、エクセルを使ったかんたんなヒアリングシートの作り方や、各業界のヒアリングシートのテンプレート例、ヒアリングシートを作成する際のポイントや注意点をまとめました。

ヒアリングシートは、顧客やクライアントの要望や課題を正確に把握して最適な提案をするために重要です。

エクセルを使ってヒアリングシートを作成した場合、ほとんどコストをかけずに質の高いヒアリングができます。

今回ご紹介した共通項目やテンプレート例を参考にしていただき、必要に応じて項目を追加することで、顧客のニーズをうまく引き出し成約につなげられます。

本記事をお読みいただき、エクセルを使ってヒアリングシートを使い質の高いヒアリングができるようになれば幸いです。