ビジネスヒアリングの手間を減らすツール5選｜ヒアリングシートと比較した効率化の方法を解説
- 2023/01/28
- 2023/07/10
SHARE
目次
「顧客から情報収集するためのヒアリングシート作成が大変」
「もっとヒアリングを効率化する方法が知りたい」
「ヒアリングした情報を営業活動につなげたい」
上記のような悩みを抱えた方はいませんか？
ビジネスにおいてヒアリングする際に紙媒体のヒアリングシートを利用している方もいるでしょう。しかし、紙媒体のヒアリングシートは多くのデメリットが存在します。一方で、最近ではヒアリングツールによるオンラインでのヒアリングをする企業も増えてきています。
今回の記事では、ビジネスにおいてヒアリングを効率化させるためのツールについて詳しく解説します。
記事をお読みいただければ、ヒアリングを効率化させるための方法やおすすめのツールが全てわかります。
ぜひ最後までお読みください。
ビジネスでヒアリングの手間を減らすにはツール活用がおすすめな理由
ビジネスでヒアリングを効率化させるためにはヒアリングツールの活用がおすすめです。
ヒアリングツールを活用することで、 以下のメリットが得られます。
- 豊富なテンプレートが用意されており、簡単にヒアリングフォームを作成できる
- 印刷コストがかからず多くの顧客からヒアリングできる
- 紙媒体と違い紛失などのリスクがなく情報漏洩の心配が少ない
- ほとんどのヒアリングツールではチームメンバーで集計データを分析できる
ヒアリングツールには、豊富なテンプレートが用意されており紙媒体のようにヒアリングシートのテンプレートを一から作成する手間がかからず簡単にヒアリングフォームを作成できます。
多くの顧客からヒアリングをしたい場合にも、URLやQRコードを活用して効率的にヒアリングを行う事が可能です。
また、紙媒体のヒアリングシートだと紛失などによる情報漏洩のリスクが存在します。一方でヒアリングツールの場合、セキュリティ対策がされているので詳細な顧客情報を収集する際にも安心です。
ほとんどのヒアリングツールでは、複数ユーザーで管理できるのでチームメンバーで集計データから情報分析できます。
上記の理由から、紙媒体ではなくヒアリングツールを活用する企業が増えてきています。
ビジネスでヒアリングを行う方法を主に2種類存在する
ビジネスでヒアリングを行う方法は主に紙媒体とヒアリングツールの2種類があります。
紙媒体とヒアリングツールの比較表は以下の通りです。
|
紙媒体 |
ヒアリングツール |
|
|
メリット |
・ヒアリングした数が少ない場合すぐ確認して提案に繋げられる |
・大人数のヒアリングを効率的に行える ・豊富なテンプレートから簡単にヒアリングフォームを作成できる ・複数メンバーで集計データを分析できる |
|
デメリット |
・印刷コストやヒアリングシートのテンプレート作成に時間がかかる |
・導入コストがかかる |
2種類のヒアリング方法にはメリット・デメリットが存在します。
それぞれの特徴について詳しく解説します。
紙媒体でのヒアリング方法の特徴を解説
紙媒体でのヒアリングは従来から存在しているヒアリング手法です。ヒアリングを行いたい内容に関してのテンプレートを作成して印刷し、対象の方にヒアリングを行います。
ヒアリング後すぐに営業の提案を行う場合は、紙媒体でのヒアリングの方がスピーディーで向いています。
デメリットは、大人数のヒアリングをする場合印刷コストがかかるのと管理の手間がかかる点が挙げられます。詳細な情報や個人情報を収集したい場合は抵抗を持たれている方も多く不向きです。
ヒアリングツールを活用したヒアリング方法の特徴を解説
最近ではヒアリングツールを活用したヒアリング手法が増えてきています。大手企業や官公庁でも採用されている実績のあるサービスもあり、ヒアリングの効率化の観点で注目されています。
メリットは、大人数に対してヒアリングを行う場合、URLやQRコードを利用して効率的にヒアリングを行うことができる点です。さらに、自社サイトやSNSなどにヒアリングフォームを設置することもできます。
集計データは、スプレッドシートに連携してすることや、サービス内からワンクリックでグラフ化することも可能です。
豊富なテンプレートが用意されているサービスが多く、簡単にヒアリングフォームを設計することができます。
ほとんどのサービスには、SSL暗号化通信などのセキュリティ技術が採用されており情報漏洩のリスクが少ないのも嬉しいポイントです。
金融機関など高いセキュリティ性が求められる場面で利用されているサービスもあり、詳細な情報や個人情報をヒアリングしたい場合にも役立ちます。
デメリットは、管理できるユーザーに限りがある場合があるのと、月額数万円以上かかる料金プランのサービスがある点です。
無料のサービスもありますが、機能が少なかったりカスタマイズ性が低かったりする場合があるので注意が必要です。
ビジネスでヒアリングツールが注目されている理由を3つご紹介
ビジネスシーンでヒアリングツールを活用したいと考える企業が増えてきています。
ヒアリングツールが注目されている理由は主に以下の3つです。
- チームを組んでヒアリングしたデータを情報分析できる
- 情報漏洩のリスクが少ない
- 大人数へのヒアリングを効率化できる
それぞれの理由について詳しく解説します。
チームを組んでヒアリングしたデータを情報分析できる
ヒアリングツールはほとんどのサービスで複数メンバーにより管理することができます。URLやQRコードだけでなく、自社サイトやSNSを活用して大人数からヒアリングすることができます。集計データを複数メンバーで管理することにより効率的に情報分析から営業のアクションにつなげることが可能です。
情報漏洩のリスクが少ない
ヒアリングツールを使ったヒヤリングの場合情報漏えいのリスクが少ないのが大きなメリットです。ほとんどのヒアリングツールでは SSL 暗号化通信技術などのセキュリティ対策が整っています。
一方で、 紙媒体を使ったヒアリングの場合紛失などによる情報漏えいのリスクが少なくありません。
より詳細な情報や個人情報をヒアリングする際に紙に記入したくないという方も多いです。
紙媒体はヒアリングシートの紛失や窃盗など様々な要因による情報漏洩のリスクがある。
詳細な情報をヒアリングする際に、紙に記入したくないという方も少なくない。
ヒアリングツールであれば、サービス内から専用のアカウントでデータ管理することができるので安全です。
大人数へのヒアリングを効率化できる
様々な場面で顧客にヒアリングをすると思いますが、 特に大人数へのヒアリングを行う場合はヒアリングツールを活用することで効率化することができます。
具体的には URL や QR コードを作成して実店舗で読み取ってもらいヒアリングを行うことや、 コードを作成して実店舗で読み取ってもらいヒアリングを行うことや 自社サイト内にヒアリングフォームを設置したり、 SNS を活用してヒアリングしたりすることができます。
一方で紙媒体の場合は人数文ヒアリングシートの用意が必要なので準備に時間がかかるのと印刷コストがかかる点がデメリットです。
ヒアリングツールは導入コストがかかりますが、豊富なテンプレートが用意されており複雑なヒアリングフォームを簡単に設定できるので手間が少ないのが魅力です。
ビジネスで紙媒体を使ったヒアリングはデメリットが多い？理由を3つ解説
紙媒体を使ったヒアリングは少人数に対してのヒアリングやすぐ商談に入りたい場合にはスピーディーに対応できる反面多くのデメリットが存在します。
紙媒体を使ったヒアリングのデメリットは以下の3つあります。
- 紛失などによる情報漏洩のリスクがある
- ヒアリングシートのテンプレート作成など準備に時間がかかる
- 大人数にヒアリングする場合データ集計に手間がかかり分析が大変
それぞれの理由について詳しく解説します。
紛失などによる情報漏洩のリスクがある
紙媒体最大のデメリットは紛失などによる情報漏洩のリスクがある点です。大人数のヒアリングに紙媒体を使用した場合、紛失のリスクだけでなく管理に手間がかかります。
リスクの観点から紙媒体のヒアリングシートには個人情報などを記入したくないという顧客もいます。
詳細なヒアリングをしたい場合は、紙媒体でのヒアリングはおすすめできません。
ヒアリングシートのテンプレート作成など準備に時間がかかる
紙媒体の場合、ヒアリングシートのテンプレート作成などの準備に時間がかかります。Web上にもヒアリングシートのフォーマットを共有しているサイトなどもありますが、自社で使うために設問などを編集する必要があり手間と時間がかかります。
大人数に対して紙媒体でヒアリングする場合、印刷コストもかかってしまうのであまりおすすめできません。
大人数にヒアリングする場合データ集計に手間がかかり分析が大変
大人数に紙媒体のヒアリングシートを使ってヒアリングした場合、データ集計に時間がかかります。
ヒアリングシートの情報を一つずつ入力していく必要があるので、分析する方法として現実的ではありません。
少人数へのヒアリングや、ヒアリングシートに記入された内容をすぐ顧客への提案に使うなどの場合であればスピーディーに対応できるでしょう。
ビジネスでおすすめのヒアリングツールを5つご紹介
ビジネスでおすすめのヒアリングツールを「直感的な操作ができる」、「多くの企業での利用実績があるサービス」を中心に5つご紹介します。
ヒアリングツールの比較表を作成しました。
|
interviewz |
kintone |
Questant |
CustomForm |
SPIRAL |
|
|
価格 |
30,000円～/月 |
780円（税抜）/月～ |
50,000円（税抜）～/年 ※無料プランあり |
3,300円（税込）～/月 ※無料プランあり |
初期費用：100,000円（税抜）～ 50,000円（税抜）/月 |
|
セキュリティ対策 |
あり |
あり |
あり |
あり |
あり |
|
複数ユーザー対応 |
あり |
あり |
なし |
あり |
あり |
|
公式サイト |
今回ご紹介するヒアリングツールは、大手企業や官公庁などで利用実績のあるサービスばかりです。
それぞれのヒアリングツールについて詳しく解説します。
interviewz
interviewzは、様々なツールへの連携機能に優れたヒアリングツールです。ヒアリングフォームとしての利用だけでなくお問合せや診断コンテンツなどにも利用されています。
interviewzの特徴は以下の通りです。
- 管理画面がシンプルで簡単にヒアリングフォームを作成できる
- interviewzで集計したデータをスプレッドシート連携できる
- Salesforceや企業の独自システムへの連携により営業アクションに活かせる
interviewzの管理画面はとてもシンプルで、専門知識も不要で簡単にヒアリングフォームを作成することが可能です。
interviewzで集計したデータはスプレッドシートにリアルタイムで自動登録されているので、管理が非常にスムーズに行える点も魅力です。
また、Salesforceや企業の独自システムとの連携も可能なのでヒアリングした情報を元に営業活動のアクションに活かせる点もメリットのひとつです。
kintone
kintoneはソフトウェア開発で知名度の高いサイボウズが提供しているビジネスプラットフォームです。kintoneはヒアリングツールだけでなく、タスク管理やワークフロー、勤怠管理など幅広い用途で利用されています。
kintoneの特徴は以下の通りです。
- ドラッグ＆ドロップで直感的にヒアリングフォームを作成できる
- 回答されたヒアリングデータはワンクリックで集計・グラフ化できる
- 許可した端末以外のアクセス制限をかけられる
kintoneのヒアリングフォームは、ドラッグ＆ドロップで簡単に作成することができます。さらに、回答されたデータはワンクリックで集計・グラフ化することができるので、データ集計を効率化できます。
基本的なセキュリティ対策だけでなく、別料金はかかるものの許可した端末以外からのアクセス制限をかけられる機能もあり、個人情報を含めた重要なデータを収集するのに適したヒアリングツールです。
Questant
Questantは、ネットリサーチ大手のマクロミルが開発したヒアリングツールです。大手企業や大学、官公庁などでの利用実績がある信頼性の高いサービスです。
Questantの特徴は以下の通りです。
- 専門知識不要で分岐式の設問など高度なヒアリングフォームを設計できる
- 70種類以上の豊富なテンプレートが用意されている
- グラフカラーやデザインを見やすくカスタマイズできる
- ネットリサーチ大手ならではのセキュリティ対策
Questantでは、直感的に操作可能なユーザーインターフェースが採用されており、ヒアリングフォーム内の質問の条件分岐やスキップも簡単に設定できます。
また、70種類以上の豊富なテンプレートが用意されておりカスタマイズ性にも優れています。
集計データはリアルタイムで表示され、グラフカラーやデザインを見やすくカスタマイズすることも可能です。
ネットリサーチ大手ならではのセキュリティ対策が用意されており、全てのヒアリングにSSL暗号化通信が採用されているだけでなく、アンケート管理画面へのIPアドレス制限がかけられるので不正アクセス対策も万全です。
カスタマイズ性が高く、知名度の高い大手企業などで利用実績のあるサービスが使いたい方におすすめのヒアリングツールです。
CustomForm
CustomFormは、様々な機能に対応しているだけでなく無料で利用することも可能なヒアリングツールです。
CustomFormの特徴は以下の通りです。
- 無料プランでも3人までのユーザーで管理できる
- 無制限でヒアリングフォームを作成可能
- レスポンシブデザインなのでスマホ・PCどちらでもヒアリング可能
- 有料プランでは独自ドメインの設定や回答後の広告非表示に対応
CustomFormは、無料プランでも3人までのユーザーで管理することができます。無料プランの状態でもヒアリングフォームの作成が無制限で行えるのが嬉しいポイントです。
レスポンシブデザインなので、スマホ・PCどちらでもヒアリングを行うことができるのでどのような状況でのヒアリングにも対応できます。
また、有料プランでは独自ドメインの設定や企業ロゴを追加することもでき、広告も非表示になります。
オリジナリティのある独自のヒアリングフォームを作成したい場合は有料プランに加入すると良いでしょう。
無料プランでも、機能にこだわらなければ質の高いヒアリングフォームを作成できます。
SPIRAL
SPIRALは、金融機関や官公庁での利用実績もある高いセキュリティ性を誇るヒアリングツールです。
SPIRALの特徴は以下の通りです。
- 金融機関や官公庁での利用実績がある高いセキュリティ性
- HTMLを利用して高度なカスタマイズが可能
- 分岐設定など高度なヒアリングフォームを簡単に作成できる
- 一斉送信メールに対応しており営業活動のアクションを起こしやすい
SPIRALは、金融機関や官公庁など高いセキュリティ性が求められる環境で利用されているヒアリングツールなので詳細な顧客情報を収集する際に安心して利用できます。
HTMLの知識がある方は、デザイン編集など高度なカスタマイズを行うことも可能です。
ヒアリングフォーム作成に関しても、複雑な分岐式の設問を簡単に設定することができます。
ヒアリング回答者に一斉送信メールを送る機能も搭載されているので、告知メールなど次の営業活動のアクションにつなげやすいのもおすすめポイントです。
まとめ
今回の記事では、ビジネスにおいて紙媒体とヒアリングツールを使ったヒアリングのメリット・デメリットやおすすめのヒアリングツールについて詳しく解説しました。
ヒアリングツールは導入コストがかかるものの、高いセキュリティ性や豊富なテンプレートによる高度なヒアリングフォーム作成が可能です。
ヒアリングフォーム作成の手軽さや、営業活動につなげやすい点からも企業などに注目されています。
今回の記事を最後までお読みいただき、ヒアリングツールへの理解を深めるとともに最適なヒアリングツール選びの参考になれば幸いです。
