人材紹介・派遣業界で働くみなさん、派遣スタッフのケアは十分にできていますか？

一定期間ごとの面談によるフォローが定番ですが、毎回対面で実施するヒアリング業務に疑問を感じている方も多いのではないでしょうか。対面でのヒアリングはいくつかの問題を抱えています。例えば以下のようなもの。

・属人化による問題

人に依存した業務のため、「丁寧にヒアリングを行う担当者」と「他業務に追われてフォローがおざなりになっている担当者」では、フォローの質に大きく差が出てしまいます。

・リソース不足の問題

紹介人材が慢性的に不足していると、優先度の高い新規スタッフの営業活動に時間を割くことになります。既存スタッフのフォローによって生まれる「売上増加につながるチャンス」を逃してしまうケースも。

この記事では、Interviewzを利用することで人材紹介・派遣企業における派遣スタッフへのヒアリング業務を一部自動化するしくみを解説します。属人化した仕事を減らしながら、就労状況に問題を抱えているなどフォローが必要なスタッフを自動で察知し、すばやくケアする体制を整えましょう。

毎回のヒアリングを人が対面で行う必要はある？

派遣スタッフには、契約期間中に辞めてしまう方も少なくありません。派遣会社としては、できるだけ派遣スタッフが辞めてしまわないよう日常的にコミュニケーションをとり、十分なフォロー体制を組むことが重要です。

対面ヒアリングは業界の慣習

そのために不可欠とされてきたのが派遣スタッフとの定期面談です。各派遣スタッフが現在どのような課題を抱えているか、働くうえでの悩みや不満、要望はないかを詳細に聞きとり、業務に反映させていくというフローで行われます。

 

人材紹介・派遣業界においては、このような対面で実施する面談はすでに慣習化されていますが、このヒアリングを毎回「人が」「対面で」実施する必要はあるのでしょうか？その点に着目して考えてみましょう。

本来の目的はアラートをすぐに察知すること

派遣スタッフとの面談では、「この1ヶ月はどうでしたか？」「何か不安に感じることはありませんでしたか？」などの項目を口頭で質問していくことになります。もちろん担当者によって面談の進め方は異なるので、そこですぐに課題が見つかることもありますが、短い面談時間のなかでスタッフが言い出せずに流れてしまうこともあるかもしれません。

 

しかし、面談後に派遣スタッフが不満を残したままでは、面談の意味がまったくなくなってしまいます。対面ヒアリングの本来の目的は、就労状況に問題を抱えているなど「いまフォローが必要！」というアラートをすばやく漏らさずにキャッチすることです。

「アラートを察知できるかどうかは担当者にかかっている」という今の状況は、他に多くの仕事を抱える担当者としても、しっかりフォローしてほしい派遣スタッフとしても望まないところではないでしょうか。

「手厚いフォロー」こそ人材紹介・派遣企業の生き残る道

日本の人材不足で競争が激化

やや話は逸れますが、日本では人材不足が深刻な状況を迎えており、人材紹介・派遣企業の間では常に派遣スタッフの取り合いが行われています。

 

つまり派遣スタッフとして働く人びとにとっては、比較的かんたんに「よりよい環境を用意してくれる派遣会社があれば、そっちに行こう」という話になるわけです。

「競合より手厚いフォロー」の提供がカギ

そうなると、人材紹介・派遣企業としては「競合他社よりも手厚いフォロー」を実現することが人材不足解消に直結します。

 

「人材が足りない！新規のスタッフを確保しなくては……」

↓

「既存スタッフのフォローが不十分に……」

↓

「既存スタッフが辞めてしまった！」

という負のスパイラルからは、すぐにでも抜け出さねばなりません。

人がやらなくていいヒアリングはInterviewzで自動化

そうはいっても、人も時間も足りない状況でいきなり「手厚いフォロー」をすることはできません。そこで頼りになるのがInterviewzです。

状況に合わせたヒアリングフローをラクに実装

Interviewzでは、回答者（派遣スタッフ）の状況に合わせたヒアリングフローをかんたんに用意することができます。

 

もちろん悩みや不満の詳しい内容は対面でしっかりと聞きとるべきですが、「担当者に相談したいことがあるか？」「少しでも気になっていることがあるか？」など問題の有無を確認する段階では、対面ヒアリングでなくても構わないはず。ヒアリングの第一段階としてInterviewzを導入することで、まずは担当者の負担を大幅に減らすことができるのです。

フォローすべきスタッフをすばやく発見・対応できる

メリットは業務効率化だけではありません。Interviewzを導入することで、スタッフに向けた相談窓口は24時間ひらかれている状態になります。これまで抱えている問題があっても担当者との面談時まで言い出すタイミングがなかったスタッフが、いつでもアラートを上げられるようになります。

 

担当者は毎日「アラート確認」をするだけでケアを必要としているスタッフをすぐに発見できる。これによってすばやいフォローが実現し、スタッフとしては問題・不満の解消に、企業としてはスタッフの離職防止に直結するのです。

スタッフが悩みを共有できる場を創造

また人によっては、対面ヒアリング自体が苦手という場合もあります。なにか言いたいことがあっても担当者や派遣先の顔色を伺ってしまい思うように話せない、短い面談の時間内に考えをまとめて伝えるのが難しい、そもそも担当者と合わない……など、面談自体に問題を感じている人は少なくありません。

 

Interviewzは、そういうスタッフに向けてこれまでになかった選択肢を与え、離職に追い込まれてしまう前の段階で悩みを共有する場を創り出します。直接顔をあわせなくてもいいからこそ打ち明けられる……という人をもフォローしやすくなるのです。

まとめ：競争激化の人材派遣業界で生き残るために、ヒアリングを一部自動化しよう

人手不足が深刻さをきわめている人材紹介・派遣業界。どうしても他社とのスタッフの奪い合いが避けられない状況で生き残るためには、一人ひとりのスタッフに競合他社よりも手厚いフォローを提供しなくてはなりません。

 

企業が生き残るためだけでなく、現場の担当者だってスタッフに寄り添ったケアをしたい！しかしさまざまな業務に追われて満足なフォロー体制を整えられていない……。そういう状況ならば、ヒアリング第一段階の自動化をおすすめします。

 

担当者の負担を減らしながらスタッフのアラートにいち早く気づける運用フローを整備することで、企業としても強くなれるはず。ずっと当たり前だと思ってきた「対面ヒアリング」、一度見直してみてはいかがですか？